こんにちは、もうすぐ本体重量40kgの大型3Dプリンターが届く予定でこれからワクワクと不安が止まらない、DX事業本部開発基盤グループの@k.bigwheelこと西田和史です。
この記事では僕の所属するグループで実行しているリモートワークをより持続的にするために行っていることを紹介します。
やっていること
画像のようにノートPCとスピーカーフォンを設置し、常時Zoomへ接続しています。
うちのチームではリモートワーク/オフィスワークどちらもいるのですが、勤務形態に関わらずこのZoomチャンネルには常に入るようにしています。
設置する前
これを設置するに至る前からチームメンバーは全員Zoomへ入るようにしていました。 これは、リモートワークのメンバーとスムーズにコミュニケーションできるようにするためです。急ぎの話でなければ非同期のコミュニケーションのSlackを使いますが、なにか困難にぶつかった時や緊急度の高い事象を素早く解決するためには同期コミュニケーションができたほうがよいだろう、そういった考えを背景としていました。 特に、チームで初めてのリモートワークメンバーが22卒エンジニアで内定者アルバイト中の角くん(初心者がインフラ構築で「わからない」を克服したこと - Speee DEVELOPER BLOG)だったため、発生するであろう無数の詰まり・乗り越えポイントを素早くサポートしたいと思っていました。
課題点
しかし、単にZoom部屋を用意するだけではうまくいきませんでした。 チームメンバーは常にZoom部屋へ入っておくことにしましたが最初期を除いてZoomによる即時のコミュニケーションはほぼなく、もっぱらSlackを使うかSlackでZoomできるか聞いたのちにZoomでやり取りすることがほとんどでした。それにより即時に返事をしたい質問にも気づいて返事するまで20分以上かかってしまうことがザラでした。
このように期待と実体がずれた原因を分析すると以下のような要因がありました。
- Zoom部屋への常時ログインがオフィスメンバーには難しい。具体的にはリアルMTGやZoomの別の接続のために切断されるとMTG終了後に再接続を忘れてしまう
- イヤホン/ヘッドホンの常時装着の負荷が高く、どうしても外してしまう(中耳炎の原因にもなりうるし、長時間つけてストレスのないヘッドホンは高い)
解決策
これらの問題を解決する方法をいろいろ検討した結果、ノートPCとスピーカーフォンを設置することにしました。 まず常時Zoom接続のノートPCを設置することでZoomとの接続を安定させ、次にスピーカーフォンを設置することでイヤホン・ヘッドホンを常時装着する辛みを回避しました。
設置後どうなったか
劇的に改善しました。すぐに連絡したい場合でもやむなく使っていたSlack利用がすべてZoom越しのコミュニケーションに置き換えられ、非常に効率がよくなりました。
質問に対して答えるなど、情報を共有するオフィス側も口頭と顔の映像ありで安定してコミュニケーションができます。そのため、正確な情報を短時間で伝えることができ、仕事の効率があがりました。
角くんからも「ちょっと聞きたいことがあるときも気軽に質問できたのでとても使いやすかった」と好評でした。
面白かったのが常設のPCとスピーカーフォンをおいたことでリモートメンバーが実際にオフィスにいるかのような感覚を生んだことです。 常設されているPC・スピーカーフォンの近くに行って話すとまるでそこがリモートメンバーのデスクであるような感覚を生み、スピーカーフォンが常時オフィスの話し声をリモートメンバーにも流し続けることで雑談に混ざることすら可能にしていました。 最終的にこのノートPCとスピーカーフォンとダンボール台の一角は「バーチャルすみすみ」と呼ばれ、仮想の角くんが出社している一角として扱われるようになりました。
リモートワークというのはどうしてもコミュニケーション密度が下がって同じチーム内であってもシンパシーを失いがちです。しかし、このような仕組みがあればリモートであってもチームメンバーやメンティー/メンターへのシンパシーを維持できると思います。
その後
その後、角くんに続いて新たなリモートメンバーが増えたりしましたが、そのときもこの装置があることでリモートワークへの移行をスムーズに行うことができました。
最後に
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